مهمترین اصول نوشتن نامه اداری انگلیسی

میتوان نامه نگاری اداری را اینطور تعریف کرد که نامه های اداری ، متون رسمی ای هستند که برای یک سازمان و یا کارکنان یک شرکت فرستاده می شود و تفاوت های زیادی با نامه های غیر رسمی دارد.

نوشتن این نامه های اداری برخلاف آنچه که تصور می شود، اصلا سخت و دشوار نیست و فقط اصول خاص خود را دارد البته مهمترین نکته ای که باید رعایت شود این است که از زیاده گویی خودداری کنیم و واضح و روشن خواسته خود را منتقل کنیم.

بعضی از شرکت ها نیاز به نوشتن نامه های اداری به زبان های دیگر مانند زبان انگلیسی را دارند؛ با پیشرفت فضای مجازی اکثر نامه های اداری از طریق ایمیل ارسال می شود اما نامه های چاپی هنوز پرطرفدار هستند.

در این مقاله با قواعد و اصول  نامه نگاری اداری به زبان انگلیسی آشنا خواهید شد.

برای نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی به چه مواردی باید توجه کرد:

اول از همه لحن نامه های اداری، رسمی و تخصصی است. همانطور که گفتیم فقط نکات کلیدی ،مهم ، بسیار مختصر و مفید بیان و نوشته می شود. در نامه نباید سایز فونت خیلی بزرگ یا خیلی کوچک باشد، در بیشتر مواقع سایز ۱۲ بهترین گزینه به شمار می رود. دقت داشته باشید کلماتی که دارای اهمیت هستند را می توانید هایلایت کنید تا در معرض دید بیشتری قرار بگیرند.

معرفی اجزای اصلی یک نامه رسمی:

۱- موضوع (SUBJECT):

موضوع از مهم ترین و اصلی ترین موارد است. هیچ نامه ای را نمیتوان بدون عنوان و موضوع پیدا کرد؛ پس هر نامه ای با هر قصدی، باید در ابتدا موضوع آن به طور واضح بیان شود در غیر این صورت به نامه اهمیتی داده نمی شود و حتی نامه توسط شخص مربوطه خوانده نمی شود.

۲- جزئیات تماس (CONTACT INFO):

پس از درج عنوان نامه، نوشتن اطلاعات ارتباطی ضروری است؛ به عنوان مثال شماره تماس، ایمیل و آدرس خود و همچنین آدرس گیرنده باید یادداشت شود. این موارد برای گرفتن جواب نامه بسیار مهم است زیرا در صورت نداشتن آدرس شما، پاسخی به نامه داده نمی شود.

Mr James Merton

Glaston Potteries Ltd

Clayfield

Burnley BB101RO

UK

لازم به ذکر است برای آدرس فرستنده، معمولا بهتر است در قسمت بالا سمت چپ نامه نوشته شود. برخی از سازمان ها ترجیح می دهند لوگوی شرکت هم بالا و وسط نامه درج شود. آدرس فرد گیرنده نیز در گوشه سمت چپ اما پایین نامه نوشته می شود.

۳- درج تاریخ (DATE):

در تمام نامه ها چه نامه های رسمی و چه غیررسمی، نوشتن تاریخ بسیار مهم است. در بیشتر مواقع تاریخ را در ابتدای نامه می نویسند و معمولا در گوشه سمت راست دیده می شود. پیشنهاد می شود برای نشان دادن ماه، نام ماه را به صورت حروف و کامل به جای عدد نوشته شود.

۲۶ April 2021 OR April 26, 2021

در نامه های انگلیسی بیشتر نام ماه در وسط بین روز و سال قرار می گیرد. اما در نامه هایی که به کشور آمریکا ارسال می شود، ابتدا ماه سپس روز و در آخر سال نوشته می شود؛ البته توجه داشته باشید بین روز و سال حتما از ویرگول استفاده شود.

۴- سلام و عرض ادب (GREETING):

برای عرض ادب و احترام، این قسمت فراموش نشود. اسم و لقب باید به درستی نوشته شود برای مثال: برای آقایان قبل از نام مربوطه پیشوند و برای خانم های متاهل Mrs. و Miss برای دختران مجرد به کار برده می شود. در صورتی که از وضعیت تاهل با خبر نبودیم از Ms. استفاده می کنیم. برای کسانی که دارای شغل خاصی هستند عناوین شغلی آن ها درج می شود برای نمونه Dr، Prof و … . برای شروع یک نامه اداری عموما از کلمه dear در ابتدا استفاده می شود و پس از نام شخص ویرگول فراموش نشود.

,Dear Ms Marlow

,Dear Mr Spade

,Dear DR Causio

در استایل نامه های آمریکایی بعد از نام استفاده  از دو نقطه : نیز رایج است.

:Dear Sir

۵- مقدمه کوتاه:

به اولین پاراگراف مقدمه می گویند. در واقع هدف کلی نامه در قالب چند جمله ارائه داده می شود که اکثرا با معرفی و عبارات قدردانی همراه است و ازنظری باید برای خواننده جذاب باشد.

… Thank you for your letter of

… I am writing to congratulate you

۶- بدنه و هدف اصلی (BODY):

این بخش درحقیقت مهم ترین بخش است زیرا در آن اطلاعات کامل و اصلی نامه نوشته می شود وهدف کلی از نامه مطرح می شود. این قسمت نباید خیلی طولانی باشد، تنها درج اطلاعات مهم و مرتبط با موضوع نامه کافی است.

۷- بخش انتهایی نامه(CLOSING) :  جملات قدردانی معمولا در انتهای نامه نوشته می شود و به نوعی باید جمع بندی کلی را از گفته های خودتان در یک جمله بیان کنید.

۸- امضا(SIGNATURE) :

در پایان هر نامه فرستنده همراه نام خود، امضای شخصی خود را درج می کند. فرستنده امضای خود را به صورت دستی وارد می کند.

,Yours respectfully

,Yours sincerely

,Yours faithfully

,Yours truly

نحوه نوشتن نامه درخواست وقت ملاقات حضوری

در مواقعی که می خواهید قرار ملاقاتی را تنظیم کنید، باید به یک سری نکات توجه داشته باشید زیرا این قبیل نامه ها تفاوت ریزی با نامه های اداری دارد.

• مختصر و مفید بنویسید.
• از لحن عامیانه و خودمانی پرهیز کنید.
• اهداف جلسه را برای فرد گیرنده روشن کنید.
• چنانچه لازم است مدارکی برای موضوع و هدف جلسه ارائه شود، بهتر است همراه نامه ارسال شود.
• مدت زمان پیشنهادی جلسه را در نامه بیان کنید.

اشتباهات رایجی که در نامه های اداری دیده می شود:

بیشتر این اشتباهات در علائم نگارشی رخ می دهد؛ به طور مثال پس از کلمه AND ویرگول قرار داده نمی شود و همین باعث می شود خواننده مفهوم جمله ای را طور دیگری متوجه شود.

بهتر است از کلماتی مانند COULD و CANNOT به جای شکل مخفف آن استفاده شود.

همچنین توجه داشته باشید کلماتی مانند WON’T و IT’S را درست بنویسید و آپاستروف ” ‘ ” را به هیچ وجه حذف نکنید.

و در آخر نمونه ای از نامه اداری را برای درک بهتر آورده ایم: